A francia adatvédelmi hatóság (CNIL) nagyon praktikus útmutatót adott közre január végén, amelyben a toborzási folyamat során történő adatkezelés kérdéseivel foglalkozik. (Az útmutató francia nyelven elérhető itt.) A CNIL korábban is foglalkozott a HR-t érintő adatkezelési kérdésekkel, legutóbb 2020-ban adott ki átfogó útmutatót a témában. (A 2020-as iránymutatás elérhető itt francia nyelven, egy angol nyelvű rövid ismertetés pedig itt.)
A toborzási adatkezelési kérdéseket áttekintő útmutató az alábbi főbb témákkal foglalkozik:
- Milyen adatkezelés történik a toborzással összefüggésben?
- Mi az adatkezelés célja a toborzás során?
- Ki a felelős a toborzás során folytatott adatkezelésért?
- Milyen jogalapon történhet az adatkezelés?
- Milyen adatok gyűjthetők és kik férhetnek hozzá az adatokhoz?
- Az érintetti jogok bemutatása. Az érintettek tájékoztatása a toborzás kapcsán.
- Milyen a személysiég felmérésére alkalmas eszközök alkalmazhatók?
- Milyen szoftveres megoldások alkalmazhatók a folyamat során a jelöltek értékelésére, kiválogatására, csoportosítására?
- Használhatók-e nyilvánosan elérhető adatok (pl. interneten elérhető információk) a kiválasztási eljárásban?
- Létrehozhatók a jelöltekről olyan listák, amely alapján az adott jelölt kizárásra kerül jövőbeni toborzási eljárásokból?
- Milyen keretek között kezelhetők különleges személyes adatok a toborzás kapcsán?
Az útmutató rendkívül praktikus, hiszen az alapvető adatkezelést érintő kérdésektől indulva veszi végig azokat a kérdéseket, amelyek a toborzási eljárás kapcsán számos szervezet esetében felmerülhetnek, így segítséget nyújthat, hogy a toborzással foglalkozók megfelelő keretek között végezzék az adatkezelést.
Az útmutató amiatt is hasznos, mert kifejezetten a HR területen dolgozóknak, illetve toborzóknak készült, így egy gyakorlati sorvezetőként, ellenőrző listaként is szolgálhat számukra, mert tartalmazza azokat a lépéseket, amelyek a jogszerűen végzett adatkezelést elősegíthetik, továbbá számos lehetséges buktatóra hívja fel a figyelmet.
Szintén kiemelést érdemel, hogy az iránymutatás a legújabb trendeket szem előtt tartva az egyre inkább terjedő szoftveres megoldások alkalmazásával is foglalkozik (az új trendek követése egyébként sem áll messze a CNIL-től, mivel éppen januárban állított fel egy új, a mesterséges intelligenciát érintő kérdésekkel foglalkozó szervezeti egységet), illetve kitér olyan kényes kérdésekre is, mint a feketelisták alkalmazhatósága a toborzás során.
